Alur Perekrutan dalam Perusahaan

Pernahkah anda merasa galau berapa banyak tes yang harus anda ikuti dari HR, dan apa hasil dari lamaran kerja anda? Berikut beberapa tahapan yang harus dijalankan oleh HR sampai pada akhirnya berhasil menambahkan personil baru dalam tim.

Alur perekrutan adalah rangkaian proses atau tahapan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau industri untuk menemukan, menilai, dan memilih calon karyawan yang sesuai untuk mengisi posisi yang tersedia. Alur perekrutan dapat bervariasi antara perusahaan-perusahaan, tetapi umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:

Identifikasi Kebutuhan Tenaga Kerja :

Perusahaan menentukan kebutuhan untuk mengisi posisi tertentu. Ini dapat muncul karena penambahan divisi baru, bertambahnya bobot pekerjaan yang harus diselesaikan, penggantian karyawan yang telah keluar, atau perluasan bisnis. Proses ini disebut juga Man Power Planning (MPP)

Pengembangan Deskripsi Pekerjaan:

Sebelum penambahan anggota tim, manajemen HR wajib menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas dan komprehensif, mencakup tanggung jawab, kualifikasi, keterampilan yang dibutuhkan, dan atribut lain yang diinginkan. Jangan sampai anggota yang baru saya bergabung tidak memiliki arah yang jelas dalam tugas, pokok dan fungsi. Begitupun persiapan mentor yang harus mengajarkan new hire nantinya.

Pengumuman Lowongan:

Pada tahapan ini kebutuhan tenaga kerja di perusahaan mulai dipublikasikan kepada khalayak. Yaitu menyebarluaskan informasi lowongan pekerjaan melalui berbagai saluran, seperti situs web perusahaan, portal rekrutmen online, media sosial, papan pengumuman, atau lembaga pendidikan dan pelatihan. Tahapan ini dilengkapi segala kualifikasi atau kriteria kandidat yang telah disepakati sebelumnya.

Pendaftaran Pelamar:

Dalam tahapan sebelumnya, publikasi seringkali menyertakan periode penerimaan berkas lamaran. Pada waktu tersebutlah HR menerima dan mulai mengelola pendaftaran pelamar. Biasanya, pelamar diminta untuk mengirimkan CV, surat lamaran, dan dokumen pendukung lainnya.

Seleksi Berkas:

Melakukan seleksi awal berdasarkan kriteria tertentu untuk menyaring pelamar yang memenuhi syarat. Beberapa perusahaan menggunakan software atau sistem manajemen aplikasi rekrutmen untuk mempermudah proses ini. Salah satunya sistem ATS (Applicant Tracking System). Sistem ATS membantu perusahaan atau organisasi dalam menyaring, mengelola, dan melacak calon karyawan yang melamar untuk suatu posisi. Berikut adalah beberapa fitur umum dari sistem ATS:

Pendaftaran dan Manajemen Pelamar Tersistemasi:

• Memungkinkan pelamar untuk mendaftar secara online. 
• Menyediakan formulir pendaftaran yang dapat disesuaikan. 
• Menyimpan dan mengelola data pelamar secara terpusat.

Seleksi Otomatis:

• Menggunakan algoritma untuk melakukan seleksi awal berdasarkan kriteria tertentu.
• Menyaring pelamar berdasarkan kualifikasi dan kata kunci yang relevan.
• Dalam menggunakan sistem ini para pelamar kerja tidak perlu terlalu fokus untuk menghias CV lamarannya. Karena yang paling penting adalah kata kunci dari isi CV yang dikumpulkan. Semakin cocok dengan algoritma yang digunakan oleh perusahaan, maka kemungkinan berkasmu diterima semakin besar.

Wawancara Awal:
Berkas yang lolos akan divalidasi dan akan dilakukan tahap pemanggilan untuk wawacara. Wawancara tahapan pertama bertujuan untuk mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Seringkali yang dinilai pada tahapan ini adalah kemampuan dasar, seperti kemampuan berkomunikasi, background check dan sebagainya.

Tes Penilaian atau Keterampilan:

Kandidat yang lolos wawancara tahap pertama kemudian akan diminta untuk melakukan tes penilaian atau keterampilan yang relevan dengan posisi yang dibutuhkan, seperti tes psikometrik, uji tulis, atau uji keterampilan praktis. Contohnya: bagi admin biasanya disediakan tes microsoft office basic, excel ataupun yang lainnya. Bagi tim desain, biasanya diminta untuk menyelesai desain dengan jangka waktu yang telah ditentukan.

Wawancara Lanjutan:

Biasanya setelah kandidat lolos sesi teknis, HR akan mengundang kandidat yang lolos seleksi awal untuk wawancara lebih lanjut, seringkali melibatkan atasan langsung atau tim teknis. Tim inilah nantinya sebagai end user atau divisi yang akan ditempati oleh kandidat sebagai new hire.

Referensi:

Jika diperlukan validasi HR akan cek referensi atau memverifikasi informasi yang disediakan dan mendapatkan pandangan tentang pengalaman dan kinerja sebelumnya.
Bahkan dalam realita sebenarnya ada HR yang sampai jadi konsumen secara diam-diam di tempat kerja sebelumnya dan bertanya tentang kandidat yang masuk dalam perusahaannya pada pekerja yang lain (notabene teman atau rekan kerja kandidat sebelumnya) demi mendapatkan sudut pandang yang lain.

Penawaran, Negosiasi dan Penandatanganan Kontrak
Setelah menemukan kandidat terbaik, HR akan menyusun dan menyampaikan tawaran pekerjaan. Kemudian melakukan negosiasi gaji dan tunjangan lainnya jika diperlukan, dan menyelesaikan detail kontrak kerja.
Proses penandatanganan kontrak kerja oleh kedua belah pihak berikut berkas akan ditandatangani sebanyak 2 rangkap.

Orientasi dan Integrasi:

Dengan masuknya anggota tim baru, maka HR harus memberikan orientasi kepada karyawan baru agar dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja dan memahami budaya perusahaan. Atau biasa disebut induksi pegawai baru.

Setiap langkah dalam alur perekrutan memiliki peran penting dalam memastikan bahwa perusahaan dapat mendapatkan karyawan yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu, proses ini juga memberikan pengalaman yang positif kepada para pelamar.