Saat Menghadapi Pegawai Bermasalah

Disclaimer: Segmen ini saya tandai dengan kategori "kacamata HR". Saya akan menggunakan perspektif saya sebagai HR.

Tepatnya semester ke 7 perkuliahan, saya mengikuti program internship selama 10 pekan. Setelah mengirimkan berkas pengajuan, saya diarahkan bertemu chief personnel and GA. Sekedar informasi tempat saya intern adalah pusat perbelanjaan skala besar. Dan sosok yang saya temui adalah orang ketiga tertinggi dalam struktur perusahaan tersebut.  

Saya kira internship fase perkuliahan hanya memerlukan berkas kampus dan hal birokratif biasa, ternyata tidak. Saya diwawancarai sebagaimana kandidat dan itulah wawancara saya yang pertama dibidang profesional. Ketepatan waktu, penampilan dan persiapan segala hal saya pastikan sebelum berhadapan dengan chief personnel tersebut. Dan benar saja, sekelas internship bagi mahasiswa tetap beliau hadapi dengan begitu seksama. Saya di tes pengetahuan tentang HR dasar, bahkan pertanyaan ternyata lebih banyak menjurus pada studi kasus seputar HR. 

Loloslah saya saat itu setelah diwawancarai. Dan ternyata beliau bersedia menjadi mentor langsung saya selama internship. Setelah beberapa waktu saya ketahui beliau berpengalaman sebagai HR selama 13 tahun, jelas akan jadi guru lapangan saya langsung.

Dua pekan berkenalan dengan hal hal administratif. Saya lantas diberikan proyek pelatihan. Saya yang analisa kebutuhan pelatihannya (training need analysis), saya yang membuat materi, dan saya juga pengisi materinya. Paket komplit, dan tahukah anda ternyata mentor saya sungguhan menyerahkan pada saya trainee atau audiens pelatihan yang mereka adalah dengan penilaian sebagai pegawai bermasalah.

Saya sempat rendah diri, berpikir "saya hanya seorang mahasiswa, pengalaman belum punya bahkan ilmu saya baru berupa teori dan konsep yang diberikan oleh dosen dosen saya. Sekarang malah memberikan materi kepada sejumlah petugas security yang notabene adalah bapak bapak." Tidak cukup itu, saya ulangi lagi. Kriteria terbesarnya adalah para bapak bapak tersebut juga mendapatkan nilai yang buruk dalam evaluasi kepegawaian. Dan saya baru sadar mental seperti apa yang sedang dibangun oleh mentor saya.

Pada saat pelatihan, saya membaginya dalam 3 hari dalam 3 kelas yang berbeda. Perhari ada 2 jam. Segmen kelas saya bagi menjadi beberapa bagian. Agar tidak bosan, materi saya selipkan video pendek dan juga rangkaian aktivitas. Dan kelas terakhir saya adalah ruang dengar dan evaluasi. Ternyata dalam sesi ruang dengar, mereka justru curhat pada saya.

Beberapa hal dari yang mereka sampaikan saya catat, untuk saya laporkan pada mentor saya sebagai bahan pertimbangan manajemen jika ada yang perlu diperhatikan, beserta evaluasi saya sendiri selama pelatihan berlangsung. Realisasinya beberapa bagian lain justru saya ingin tutupi, karena peserta pelatihan saya justru menjelekkan orang-orang dalam manajemen mereka. Bahkan pada saya, yang seharusnya dianggap orang asing dalam lingkungan tersebut.

Dan 1 catatan yang saya abadikan sampai sekarang, saat laporan saya naikan ke mentor saya. Setelah mendengar laporan saya selesai

"coba kamu perhatikan. orang yang bermasalah itu, isi pembicaraannya dipenuhi dengan masalah."

Perkataan beliau benar, karena 80% yang saya dengar dalam sesi evaluasi hanya keluhan. Dalam sesi tersebut saya juga mencatat beberapa karyawan yang mangkir dari program yang saya berikan. Ternyata tanpa ragu pula mentor saya memberikan SP 1 pada karyawan tersebut. Tentu beliau juga mempertimbangkan track record yang lebih dulu terjadi. Dan disini saya jadi belajar bahwa saat kita memberikan feedback atas seseorang, itu dapat mempengaruhi konsekuensi yang akan diterima seseorang.

Dalam sesi yang lain, saya justru menemukan seorang security yang malah menangis saat pemutaran video pendek tentang mengejar impian dan saat sesi mirroring. Secara postur, beliau cukup besar dan tampak biasa saja. Namun setelah saya ketahui beliau memiliki kondisi yang membuatnya berjuang. Security tersebut baru saja putus kuliah dan menjadi pekerja untuk menjadi tulang punggung dan membiayai sekolah adik dan ibunya. Catatan manajemen permasalahannya dia masih sering terlambat pergi bekerja karena penyesuaian shift di security. 

Untuk menghadapi pegawai bermasalah kita harus belajar:

1. Kenali situasi tentang siapa yang sedang dihadapi.Tahan rahang untuk memberikan komentar apapun tentang seseorang sampai kita mengenali siapa sosok tersebut. Dan bagi HR, pengenalan kita harus berdasarkan data. Jangan sampai ada bias terhadap orang karena urusan pribadi.
   
   
2. Dengarkan tanpa menyerap. Karena aura orang yang bermasalah dan menghadapinya juga bisa berpengaruh pada tim HR compliance. Dan itu melelahkan.
   
   
3. Bagi seorang HR, saat penilaian buruk karyawan lantas memberikan konsekuensi berarti juga dapat mempengaruhi track record seseorang. Maka pikirkan matang segala keputusan. Jika terlalu lembek kita bisa ikut andil dalam keburukan perusahaan. Tapi jika terlalu keras juga membuat kita membinasakan seseorang.

Dan sedikit dokumentasi pribadi saya atas post mortem setelah training.